Besoin de savoir comment booster ta productivité avec Gmail ?

Pas évident, je te comprends.

A mes débuts, je me suis aussi posé cette question.

Pas de panique, dans cet épisode, je vais éclaircir tout ça.

Voici quelques-unes des choses intéressantes que tu vas découvrir dans cet épisode :

  • Utiliser Schedule Email pour planifier l’envoi automatique d’emails
  • Utiliser Gmail Tabs pour mieux organiser ta boite mail
  • et Gmail Snippets pour mettre en place des modèles de message

Regarde donc cet épisode et découvre tout ce qu’il faut savoir sur comment booster ta productivité avec Gmail.

Transcript de la vidéo

Comment booster ta productivité avec Gmail, c’est ce qu’on va voir dans cet épisode et ça commence maintenant.Salut c’est Mathieu, créateur de la méthode SupeHote et dans cet épisode on va voir ensemble un petit conseil sur la productivité autour de Gmail.

Mais avant ça, si tu souhaites avoir un maximum de réservations et automatiser au maximum tes locations, clique sur le bouton s’abonner et sur la cloche pour être sûr de ne rien manquer.

Alors, juste avant ça, je voudrais faire un petit sondage.

Donc, indique-moi dans les commentaires Oui si tu utilises Gmail pour tes emails et Non si tu n’utilises pas Gmail.

Alors, le problème c’est quoi ?

Le problème c’est que comme beaucoup de loueurs peut-être que tu utilises Gmail pour gérer ton activité de location courte durée ou même toi en perso.

Et ce que je me suis aperçu c’est qu’au fur et à mesure de mon utilisation, j’ai mis en place un certain nombre de systèmes dans Gmail qui m’a permis littéralement de gagner beaucoup de temps.

Et ce qui va se passer c’est que là on va basculer derrière l’écran et je vais te montrer concrètement ce que tu vas pouvoir mettre en place parce que des emails on en reçoit beaucoup surtout quand tu fais de la location courte durée, parce que tu as des emails de demande de réservation, de check-in, de personnes qui ont des questions, de check-out ou autres.

Bref, il y a énormément d’emails qui circulent, il y a beaucoup de questions et si tu gères mal les choses, tu peux rapidement te retrouver dans le jus.

Donc, c’est très important de gérer tout ça efficacement.

Et ce qu’on va faire c’est qu’on va passer derrière l’écran pour voir concrètement comment est-ce que tu vas pouvoir mettre ça en place.

On y a va, c’est parti.

On se retrouve derrière l’écran et on va voir ensemble quelques techniques que tu vas pouvoir utiliser dès aujourd’hui pour augmenter ta productivité avec Gmail.

Parce que le problème c’est quoi ?

C’est que si tu es peut-être comme moi, je suis inscrit sur plein de mailing-lists, je reçois plein d’emails.

Et ce qui se passe c’est qu’au fur et à mesure du temps, je reçois plein d’emails et il y a des choses que je dois faire, des choses qui sont en attente, des choses qui sont terminées et je m’y perds en fait.

Et en fait le problème c’est que je m’y perdais et du coup ça me prenait beaucoup de temps de rechercher les emails et ce n’était vraiment pas productif du tout.

Là, à force de recherche, j’ai trouvé quelques outils qui étaient sympathiques et que tu vas pouvoir utiliser dès aujourd’hui.

Ça consiste à utiliser les extensions suivantes : Gmail Tabs pour mieux organiser ta boite mail, Gmail Snippets pour mettre en place des modèles de message et Schedule Email pour planifier l’envoi automatique d’emails.

Ce qui est bien c’est que ces extensions sont en plus gratuites.

Là tu n’as aucune excuse pour ne pas passer à l’action.

En gros, je mettrai les liens dans la description.

Tu vas sur chacun des liens.

Donc, tu vas sur Gmail Tabs, ensuite tu t’inscris.

Pareil sur Gmail Snippets, tu t’inscris, tu cliques là “Install”.

Tu cliques sur “Install”.

Et une fois que c’est installé, ce qui va être intéressant c’est déjà un, il va falloir que tu organises bien ta boite mail.

Pour cela, tu vas utiliser le système de label avec Gmail.

En gros pour créer un label, tu vas sur la gauche, tu cliques sur “+”, tu descends et tu cliques sur créer un libellé.

En gros, libellé ou label c’est la même chose.

Libellé c’est la version en français.

Et tu vas cliquer sur créer un libellé et tu vas créer.

Je vais l’appeler par exemple Test.

Et ce qui va se passer c’est qu’il va se rajouter là.

L’idée c’est quoi ?

Ça va être de mettre un label à faire, en attente et terminé.C’est-à-dire que je reçois plein d’emails, il y a des choses que je dois faire, il y a des choses qui sont en attente de réponse c’est-à-dire que j’ai envoyé une question et j’attends une réponse, et il y a des choses que j’ai traitées, c’est terminé.

Et le problème que j’avais c’était qu’avant je n’avais pas de label de couleur comme ça et du coup mes emails, tout ce que j’avais à faire ou en attente de réponse ou autre, tout était mélangé.

Donc, pour ce faire, tu vas créer ces 3 labels à faire, en attente de réponse et terminé, et après tu peux lui mettre une couleur, par exemple le libellé test je vais mettre une couleur bleu par exemple.

Et de cette façon, ce que tu pourras faire après c’est que tu vas pouvoir assigner.

Par exemple, imaginons que ce message, là je dois profiter de Google Ads, Je fais un clic droit, “Ajouter label” et je vais mettre à faire par exemple.

Et comme ça, d’un coup d’oeil, je verrai que c’est quelque chose qui est à faire.

Et comme ça, tu auras une vision claire et tu verras qu’est-ce qui est en attente, terminé, etc.

Après, ce qui est intéressant, ce que je te conseille, parce que parfois tu vas avoir plusieurs labels, plusieurs menus et ce n’est pas évident de scroller vers le bas ici.

Donc, ce qui est intéressant si tu vas faire un clic droit il te fait “Add to tabs, including sub label” et il va se mettre ici.

Donc, tu rajoutes les différents labels comme ça et hop tout est OK.

Et après si tu veux voir les trucs qui sont à faire, par exemple tu es en train de faire quelque chose, tu dis oui, tiens ça je vais le faire, mais plus tard, et bien tu le mets à faire et puis comme ça le soir quand tu reviens, tu traites tous tes trucs qui sont à faire.

Par exemple si tu es en attente de réponse, derrière tu peux voir où est-ce que ça en est.

S’il y a des choses qui sont terminées, tu peux cliquer dessus et voir si c’est terminé ou pas, enfin voir ce que tu as à faire entre autres.

C’est vraiment intéressant, je t’invite vraiment à mettre ça en application.

Ce qui est intéressant aussi c’est que tu peux te créer aussi des filtres.

Par exemple on va faire un test.

Je vais me créer un filtre Airbnb par exemple.

Je vais taper Airbnb, je vais créer un label Airbnb.

Par exemple, si tu es comme moi, je suis abonné à plein de newsletters et du coup ce que j’ai fait sur un autre compte je me suis créé un libellé newsletter par exemple, et toutes mes newsletters arrivent dedans et comme ça je ne suis pas pollué et je regarde que quand j’ai envie en fait.

Comme ça, ça augmente ta productivité.

Là j’ai rajouté le libellé Airbnb, je vais changer la couleur, je vais mettre un petit truc jaune par exemple.

Et après ce qui va être intéressant, c’est que tu vas rechercher tous les emails, tu vas cliquer ici sur la flèche et tu vas créer en fait un filtre.

Là par exemple tu mets @Airbnb.com.

Donc, tous les emails qui sont Airbnb.com, plage de date de 1 an, tu vas créer un filtre.

Ça veut dire qu’en gros, par défaut, quand tu vas recevoir des emails, après le filtre c’est à ta guise, les emails qui vont être applicable à ce filtre, tu peux faire en sorte qu’automatiquement ils aient tels ou tels libellés, tels ou tels labels.

Là je vais créer un filtre et là il m’a sorti tous les trucs de Airbnb et après j’ai juste à cliquer sur appliquer le label, je vais mettre Airbnb et ensuite derrière tu vas cliquer sur appliquer également ce filtre à 31 conversations correspondantes et tu fais créer le filtre.

Et derrière automatiquement, tu auras tous tes emails Airbnb qui auront le libellé Airbnb et ils seront automatiquement là-dedans.

Si tu as par exemple des appartements ou autre chose comme ça, tu peux organiser des dossiers pour tes apparts.

Si tu as d’autres business, tu peux créer un libellé dédié à ton business et puis comme ça gérer très facilement ton activité si tu utilises le même email.

Voilà, je t’invite vraiment à passer à l’action, si tu as des questions sur cette partie pose-les-moi et puis je me ferais un plaisir d’y répondre.

Ce qui est intéressant aussi c’est que tu vas devoir aussi mettre en place des modèles de messages.

Là normalement tu as installé l’extension Google Snippets.

Là tu es allé là, tu as cliqué sur “Installer” et une fois que tu as installé, quand tu vas créer un email…

Là, tu vas mettre ton destinataire zozo@test.fr par exemple et ici tu vois il y a un petit “+”.

Tu cliques ici et en fait tu peux te créer des modèles de message.

Là tu vas cliquer sur “Add” et puis tu mets le shortcut.

C’est en gros le raccourci clavier que tu vas mettre, par exemple je vais mettre popo, pour le nom je vais mettre popo, contenu “Bonjour, ceci est un test”, et tu vas l’enregistrer.

Par exemple, tu vas mettre un message de confirmation à la réservation, message avant le check-in, message avant le check-out, etc.

Et après ce qui va être intéressant, tu peux éditer les messages existants et après tu vas écrire ton message et tu vas commencer par ” \ ” comme ça et là il va te proposer plein d’éléments.

Là par exemple je mets I’m happy, tu vois il y en as plein.

Donc, tu mets un ” \ “et answer.

Ca dépend en fait, après c’est à toi de les rentrer et de les organiser, et tu pourras comme ça gagner du temps si tu as des longs textes de plusieurs phrases que tu envoies régulièrement.

Bien voilà, tu prépares tout ça et derrière tu continues \ et tu mets ton raccourci clavier et ensuite tout sera préconfiguré.

Comme ça tu vas gagner pas mal de temps.

Et le dernier point c’est la planification, l’envoi d’emails tout automatique.

Par exemple cet email, imaginons là il est 06h39, si je veux l’envoyer demain ou tout à l’heure j’ai juste à cliquer.

Une fois que c’est installé, automatiquement tu auras ce bouton.

Schedule Email c’est pour planifier l’envoi, et tu peux lui dire je l’envoie demain à 08h, dans 3 minutes, aujourd’hui à 05h.

Tu peux sélectionner un moment et puis si tu veux personnaliser ce qui est affiché ici, tu peux rajouter d’autres moments + 1 jour, + 3 heures, à partir du moment où tu écris l’email ou alors tu sélectionnes ici.

Là par exemple je peux dire aujourd’hui à 05h et là si je clique sur “send letter”, boom, il va se planifier et il va s’envoyer automatiquement à 17h.

Comme ça si tu as pas mal d’email à envoyer et que tu n’as envie forcément de les envoyer maintenant, tu vas les envoyer plus tard, mais tu peux paramétrer comme ça.

Voilà pour ce qui est de ce tuto, je t’invite à passer à l’action, mets en place et organise bien ta boite email avec les libellés, mets en place les modèles de message pour gagner du temps et éviter de retaper à chaque fois les mêmes messages et planifie l’envoi d’emails automatique.

Imaginons un cas très simple, tu contactes un voyageur et tu sais que dans 30 jours, il faut lui rappeler de nous envoyer un document, et bien tu vas le planifier comme ça.

Donc, merci de nous envoyer le document et tu planifies dans 30 jours , comme ça tu n’as pas à te rappeler que dans 30 jours il faut l’envoyer.

Voilà pour ce qui est de ce tuto, on va repasser derrière la caméra, donc indique-moi aussi juste avant dans le chat quelle est l’extension que tu as préférée.

On retourne derrière la caméra, c’est parti.

On a vu ensemble comment tu vas pouvoir booster ta productivité avec Gmail.

Si tu as des questions, laisse un maximum de commentaires et n’oublie pas de cliquer sur le bouton s’abonner et sur la cloche pour être sûr de ne rien manquer et je te dis à très vite sur Superhote.fr, BOOM.

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